Bu sabah gelen kutumu henüz açmamıştım ama günümü biliyordum. Kimden email geldi, ne cevap vereceğim, hangi teklif onayımı bekliyor, bugün sosyal medyada ne zaman ne yayımlayacağım, hatta çocuklarımın okula ne götüreceğini bile biliyordum. Bunları benim için Yapay Zeka ekibi hazırlamıştı ve ben daha ilk e-postayı açmadan günün nereye gideceğini görüyordum.
Türkiye’de şirketlere Yapay Zeka eğitimleri veriyorum ve salonda en sık duyduğum cümle hep aynı: “Her hafta yeni bir araç çıkıyor, yetişemiyorum.” Ben bu yarışı bir süre önce bıraktım. Yeni çıkan her aracı toplamak yerine kendi çalışma düzenime oturan bir sistem kurdum, ona da kişisel işletim sistemim diyorum. Burada araç tanıtmayacağım, çünkü hangi platformu kullandığınız sandığınız kadar önemli değil. Önemli olan, Yapay Zeka’ya bir ekip arkadaşına verir gibi rol ve sorumluluk vermek, sonra da sınırlarını baştan çizmek.
Hangi aracı seçeceğinizi hâlâ düşünüyorsanız Dots mu, Grok Bot mu? yazısında iki ajanı kendi işimde yan yana denemiştim. Ekibimin rollerini ve onlara bağladığım eklentileri de Ekibimi kurdum, onu süper ekip yapan 46 eklenti yazısında anlatmıştım. Bu yazı o ekibin arkasındaki düzeni, yani işlerin hangi sırayla ve kimin onayıyla aktığını anlatıyor.
İçindekiler
Genel Sekreter: gelen kutusunu açmadan güne hâkim olmak
Danışman: işleri değil kararları hafifletmek
Haftalık röntgen: ekibe kimi alacağınıza tablo karar versin
Beceriler ve İş Bitirici: tarifleri birbirine bağlamak
Siz sormadan çalışan ekip
Sınırlar ve ilk yarım saat
1. Genel Sekreter: gelen kutusunu açmadan güne hâkim olmak
Her şey “Genel Sekreter”imle başlıyor. E-postam, takvimim ve yapılacaklar listem onun masasında duruyor. Gelenleri ayıklayıp cevap gerekenlere taslak hazırlıyor, işin sonunda da beni kısa bir özetle bilgilendiriyor. Özet her sabah aynı üç başlıkla geliyor ve bir kahve süresinde okunuyor; o başlıkları aşağıdaki talimatın içine olduğu gibi koydum.
Kurarken ona dört şey anlattım: kim olduğumu, bu dönemki önceliklerimi, özeti nasıl istediğimi ve asla yapmaması gerekenleri. Yeni bir asistana ilk gün ne anlatırsanız “Genel Sekreter”e de onu anlatın.
Ama asıl marifeti trafik polisliği. Bir müşteriden eğitim talebi gelirse onu Teklif botuna yönlendiriyor, bir müşteri eğitim tarihi soruyorsa takvimime bakıp uygun saatleri öneriyor. Kendisi her işi yapmıyor ama her işin kime gideceğini biliyor ve bir grup botu ekibe dönüştüren de tam olarak bu.
Eğitimlerde herkese ilk olarak bu botu kurduruyorum, çünkü sonuç ilk günden hissediliyor. Sabah gelen kutusunu açmadan önce güne hâkim olmak, insanın bütün gününün tonunu değiştiriyor.
Yapıştır kutusu: Genel Sekreter için ilk talimat
Sen benim Genel Sekreterimsin. E-postama, takvimime ve yapılacaklar
listeme bakıyorsun. Gelenleri ayıklar, cevap gerekenlere taslak
hazırlar ve beni her sabah kısa bir brifingle bilgilendirirsin.
Kim olduğum:
[Adınız, işiniz, kimlerle çalıştığınız. Bir iki cümle yeterli.]
Bu dönemki önceliklerim:
[Önümüzdeki aylarda en çok önem verdiğiniz işler]
Brifingi nasıl istiyorum:
Kısa olsun, bir kahve süresinde okunsun. Her sabah aynı üç başlıkla gel:
1. Bugün ne var
2. Kim benden cevap bekliyor
3. Neyi unutmak üzereyim
Yönlendirme:
[Talep türü] gelirse onu [ilgili bot ya da kişi] için ayır.
Biri görüşme için tarih soruyorsa takvimime bak ve uygun saatleri öner.
Asla yapmaman gerekenler:
Benim onayım olmadan kimseye tek satır gönderme. Her şey taslak
olarak kalır, son söz bende.
Müşteri bilgilerini ve kişisel verileri şirket politikamın izin
vermediği hiçbir yere taşıma.
[Eklemek istediğiniz başka bir yasak]
2. Danışman: işleri değil kararları hafifletmek
İkinci katman işleri değil kararları hafifletiyor. “Danışman” botum uzun vadeli planımı biliyor; hedeflerimi ve değerlerimi, en çok da neye hayır dediğimi.
Geçen ay büyük bir holdingden yoğun bir eğitim programı teklifi geldi. Kulağa harika geliyordu, ben de “Danışman”a tek bir soru sordum: “Bu, planıma uyuyor mu?” Soruyu üç farklı şapkayla düşünmesini istedim. Finans direktörünün şapkasını taktığında “rakamlar iyi” dedi. Ailemin gözünden bakınca yakın zamanda gerçekleştirmek istediğim bir diğer hayalimin bir süre durduracağımı hatırlattı, şüpheci bir rakip gibi düşündüğünde ise tek müşteriye bağımlı kalacağımı söyleyerek itiraz etti. Sonunda teklifi ek eğitmenlerde koyarak kabul ettim.
Bana “Evet haklısın Defne” diyen bir asistan değil, itiraz eden bir düşünme ortağı lazımdı ve “Danışman” tam olarak bu işi görüyor. Onu kurmanın ilk adımı bir sayfalık bir plan yazmak. Önümüzdeki üç yılda nerede olmak istediğinizi, neye evet ve neye hayır dediğinizi tek sayfaya sığdırın. Bu sayfa olmadan Danışman size genel geçer tavsiyeler verir, sayfayı verdiğiniz andan itibaren ise size özel konuşmaya başlar.
3. Haftalık röntgen: ekibe kimi alacağınıza tablo karar versin
Üçüncü katman, ekibe kimi alacağınıza karar vermek. Bunun için eğitimlerde katılımcılara bir “haftalık röntgen” çektiriyorum. Bir hafta boyunca aynı işi ikinci kez yaptığınızda yanına bir işaret atıyorsunuz. Hafta sonunda en çok işaret alan beş işi yazıyor, her birini adımlarına bölüyor ve her adımın yanına o adımı kimin yapacağını not ediyorsunuz: Yapay Zeka mı, siz mi, yoksa ikiniz birlikte mi?
Röntgenin sevdiğim tarafı, size bir otomasyon hayali değil bir otomasyon sırası vermesi. Hangi işin önce gelmesi gerektiğini tartışmak yerine tabloya bakıyorsunuz. Geçen ay bir perakende şirketindeki eğitimde bir satış müdürü kendi tablosuna bakıp “Ben haftada bir günümü rapor biçimlendirmeye harcıyormuşum” dedi ve ilk becerisini de oradan kurdu.
4. Beceriler ve İş Bitirici: tarifleri birbirine bağlamak
Dördüncü katmanda röntgende çıkan işleri tariflere dönüştürüyorum. Kuralım basit: aynı talimatı üçüncü kez yazıyorsam onu bir beceri olarak kaydediyorum. Her becerinin içinde benim üslubumla yazılmış iyi bir örnek ve kısa bir kontrol listesi duruyor. Teklif becerim geçmiş tekliflerimi ve fiyat mantığımı biliyor. LinkedIn becerimin ise bir yasaklı kalıplar listesi var, “günümüzün hızla değişen dünyasında” gibi cümleler o metinlere giremiyor. Her becerinin sonunda bir de öz kontrol var; beceri işi bana teslim etmeden önce kendine “Metin bir sayfayı geçti mi, fiyat doğru mu, yasaklı kalıp var mı?” diye soruyor.
Asıl fark becerileri birbirine bağladığımda ortaya çıktı ve burada devreye “İş Bitirici” botum giriyor. Bir eğitim bölümünü kaydettiğimde “İş Bitirici” önce Eğitim Stüdyo’ya bölüm notlarını ve klip metinlerini hazırlatıyor, sonra bunları LinkedIn becerisine verip gönderi taslağını yazdırıyor. En sonda Genel Sekreter paylaşım için takvimde yer açıyor. Ben bu zincirde yalnızca iki yerde devreye giriyorum: taslakları okuyorum ve “tamam” diyorum. Eskiden bir buçuk gün süren bu iş artık bir öğleden sonraya sığıyor.
Aynı zinciri anket takip için de kurdum. “İş Bitirici” anketleri derleyip taslağı çıkarıyor, Genel Sekreter de müşteriye gidecek e-postayı onayıma sunuyor. Röntgende birinci sırada çıkan iş böylece listeden düşmüş oldu. Zincirin başında da sonunda da ben varım, aradaki yükü Yapay Zeka taşıyor ve benim için doğru düzen bu.
5. Siz sormadan çalışan ekip
Son katman, sistemin siz sormadan çalışması. Ben sorana kadar bekleyen bir ekip, bana göre yarım bir ekip. Her sabah özet kendiliğinden geliyor. Cuma akşamı “Genel Sekreter” bana haftanın neyinin iyi gittiğini, neyin sarktığını soruyor, ayda bir de “Danışman”la planımı birlikte gözden geçiriyoruz.
Cuma değerlendirmesi aynı zamanda beceriler için bir geri bildirim anı. Bir taslağı çok düzelttiysem bunu not ediyor ve ilgili beceriyi güncelliyorum, böylece ekip her hafta biraz daha benim gibi çalışmayı öğreniyor.
En sevdiğim ise Pazar akşamı gelen okul özeti. Okul asistanım okulun duyurularını ve veli grubundaki uzun mesajları etkinlik takvimiyle birlikte okuyup haftayı tek mesajda önüme koyuyor. Kişisel işletim sistemi yalnızca iş verimliliğinden ibaret değil, kafamdaki “bir şey unuttum mu?” sesini susturmak da bunun bir parçası.
Bu ekibi ben bir haftada kurmadım. Yaklaşık dört ayda, birer birer büyüttüm. Ama artık siz yapay zekanın ilerleyen hızıyla bir kaç günde kurabilirsiniz. En önemli olan “Ne” istediğinizi iyi şekillendirmek. İlk ay yalnızca Genel Sekreter vardı, diğerleri röntgende sıraları geldikçe ekibe katıldı. Bunu nasıl yaptığımın videosu akademide - Bonus: Kişisel Yapay Zeka İşletim Sistemi.
6. Sınırlar ve ilk yarım saat
Bu sistemi anlatırken her seferinde altını çizdiğim birkaç sınır var. Son söz her zaman sizde kalmalı, çünkü Yapay Zeka taslağı yazar ama kararı siz verirsiniz. Müşteri bilgilerini ve kişisel verileri hangi araca verdiğinizi bilmeniz ve şirket politikanızı önceden kontrol etmeniz gerekiyor. Sesinizi de korumanızı isterim. Bu sistem sizin yerinize düşünmek için değil, size düşünecek zaman açmak için var.
Hepsini bir haftada kurmaya çalışmayın. Bugün yarım saatiniz varsa onu yalnızca Genel Sekretere ayırın. Kullandığınız Yapay Zeka aracında yeni bir proje ya da asistan açın, yukarıdaki talimatı yapıştırın ve köşeli parantezleri kendi bilgilerinizle doldurun. Ona şimdilik yalnızca sabah özetini hazırlama işini verin ve ilk özeti yarın sabah için isteyin. Aracınız e-postanıza ve takviminize bağlı değilse ya da şirket politikanız buna izin vermiyorsa, ilk hafta o günün önemli başlıklarını kendiniz yapıştırarak da başlayabilirsiniz.
Bir hafta boyunca ekibe başka bir şey eklemeyin. Yalnızca özetin size uyup uymadığına bakın ve uymayan yeri talimatta düzeltin. Aynı hafta masanızın kenarında bir kâğıt tutun ve aynı işi ikinci kez yaptığınızda yanına bir işaret atın. Hafta bittiğinde elinizde oturmuş bir “Genel Sekreter”le birlikte ekibe sırada kimi alacağınızı gösteren bir röntgen olacak. Oturunca bir sonrakine geçin.
Size küçük bir ödev
Yorumlara sizi her hafta en çok yoran işi yazın. En çok gelen üç işi alıp bir sonraki yazıda her biri için birer beceri kuracağım. Bu dizinin devamını, bir anlamda, sizin röntgeniniz belirleyecek.
Bir sonraki yazıda görüşmek üzere.